Para una academia o centro educativo, tener bien organizada una base de datos de alumnos, profesores, fechas de exámenes, citas, recursos, temarios… Es vital para una buena gestión de la misma. Optimizar la organización de la empresa con un CRM permite que pueda preocuparse de lo que verdaderamente importa en este campo, dar una formación de calidad.
El objetivo principal de implantar un CRM en una academia es aumentar la rentabilidad. Administrando todas las labores del centro de formación, desde ofertas a informes. Consiguiendo maximizar la productividad de los cursos de formación y facilitando un feedback en el momento con todos los involucrados en un mismo temario.
Particularidades que debe tener un CRM para academias
Una academia no atiende al significado clásico de “empresa”, ya que tiene necesidades y objetivos empresariales algo distintos, por ello, es importante que un CRM sepa adaptarse a esta circunstancia. Las características que debe tener un CRM para que pueda ser útil en la labor diaria de un centro de formación son las siguientes:
- Gestión de alumnos: para una academia, sus alumnos son lo más importante, son sus clientes. Por lo que un programa de gestión debe tener una base de datos de alumnos, sus nuevas altas, bajas, modificaciones, estudios, oposiciones, historial..
- Gestión de profesores: al igual que los alumnos, debemos poder gestionar su altas, nóminas, vacaciones, número de alumnos en sus clases…
- Gestión de un plan formativo: la base de la calidad de una academia, ofrecer un plan formativa estructurado, ordenado y planificado en el tiempo, en este sentido no hay nada mejor que contar con un CRM.
- Control de salas y/o clases: con el objetivo de controlar los alumnos por aula y las reservas de espacios.
- Facturación: esta opción debe tenerla tanto un CRM destinado a academias como uno para empresas, pero al ser una característica tan importante no debemos pasarlo por alto.
Si queremos dar un valor a añadido al centro formativo es importante tener presente implantar una intranet propia, como el CRM aGora, en la que los alumnos y profesores, pueden estar al tanto de matrículas, facturas, contactar entre ellos, descargar contenido o ver el calendario de clases y eventos.
Aumenta la posibilidad de captar estudiantes
Hay muchas formas de llegar a los antiguos o actuales alumnos de una academia, pero para llegar más lejos y atraer nuevos clientes, cabe plantearse gestionar y establecer un seguimientos de las acciones de marketing por medio de un CRM. Lo que nos ayudará a pivotar en caso de no obtener resultados o incidir en aspecto que sí tengan efecto en nuestro público objetivo.
Para empezar, podemos utilizar una landing page como zona de aterrizaje de nuevos usuarios, los interesados (leads) podrán dejar sus datos en un formulario para recibir más información. Esta es la primera fase del funnel channel. Los leads que queden registrados en el CRM, serán utilizados para enviarles email marketing o emails automatizados, convirtiendo usuarios interesados en clientes.
Este modelo de gestión nos da la oportunidad de segmentar nuestra comunicación, dirigiéndonos por separado a futuros o antiguos alumnos, por centro, rama de estudios, nivel de aprendizaje y cualquier otra fragmentación que pueda interesar a un centro de formación. Permitiendo obtener estudiantes potenciales que no están en el centro.
Podremos identificar el recorrido que hace un alumno desde que es impactado por un email, perteneciente a nuestra estrategia de mailing, hasta que se matricula. Pero si nos van más las redes sociales, un CRM también tiene la capacidad de diseñar y controlar las acciones que se hagan en este tipo de plataformas. Además, nos ayudará a gestionar quejas, dudas, sugerencias y poder crear un cronograma de alertas para alumnos y profesores. Lo que significa que tendremos un total control sobre todas las comunicaciones emitidas interna y externamente, daremos un trato personalizado y aumentaremos las posibilidades de atraer nuevos estudiantes.
Cómo implantar un CRM en la academia
A la hora de incorporar un CRM en un centro formativo, ya sea una autoescuela, una academia de idiomas, clases particulares…, es importante tener en cuenta ciertos aspectos. Para que todo el equipo pueda utilizar el software y no haya problemas de organización.
- Conoce cómo realizas la comunicación interna y externa: es decir, conocer cómo funciona el proceso de venta de la academia. Es importante involucrar a todo el equipo y que todos ellos participen en el proceso de implantación, aportando sus puntos de vista. Lo que ayudará a mejorar tanto el mensaje como la forma de llegar al público objetivo.
- Detalla en qué áreas vas a utilizar el CRM y lo que aporta al centro: básicamente es identificar las necesidades que tiene que cubrir un CRM, desde las más técnicas hasta las más operativas.
- Busca automatizar procesos con CRM: cuando descubrimos las necesidades que tiene la academia, es hora de desarrollar un plan para solucionar las carencias y automatizar las tareas. Por ello es necesario una óptima configuración y tener claro la estrategia a seguir, para que todo vaya correctamente.
- Involucra al equipo: ya que si los agentes que forman la academia, no saben o no tienen constancia que deben utilizar este software, no servirá nada su implantación. Debemos asegurar el correcto funcionamiento, para que todos la perciban como una herramientas que facilitará sus tareas y aumentará los ingresos.
- Realiza un seguimiento: debido a que es una herramienta nueva, siempre es importante comprobar que todo funciona correctamente y se completa perfectamente nuestros objetivos. Además, hay que comprobar que el equipo también sepa utilizarlo y aprovecha todas las herramientas y facilidades que ofrece el programa.
Identificar problemas de aprendizaje
Con un software CRM, puede realizar un seguimiento del tiempo que tarda un alumno en realizar una tarea o ejercicio, de las veces que se ha presentado a un mismo examen o la evolución de sus calificaciones. De este modo, identificamos el estado de los estudiantes. A partir de aquí, aprovechar esta información para reforzar conocimientos que no se han comprendido o apoyar a alumnos con dificultades, es la diferencia de una academía de éxito.
La formación personalizada y el apoyo a los estudiantes no solo hacen que estos estén satisfechos con las clases, sino que realmente mejora sus calificaciones. La mejor publicidad que puede tener una academia es que sus alumnos obtengan buenos resultados en su vida formativa y laboral.
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