CRM para eventos culturales

CRM para eventos culturales
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La cultura en España sufrió un duro golpe con la subida del IVA, pero eso no ha impedido que promotoras, management, agencias y artistas sigan programando sus actuaciones. Los gestores de eventos, así como salas o teatros que programan actuaciones, han recurrido a herramientas como CRM, que mejoran la gestión con el público objetivo, con el fin de mantener la asistencia del público viva.

Los beneficios que pueden aplicar un buen CRM al sector cultural son abundantes, pero no nos referimos a simplemente implantar un software, cuando nos referimos a CRM también nos referimos a la utilización de un modelo de gestión basado en el conocimiento íntegro de cliente.

Por ello, este concepto no es nuevo, adaptar nuestro modelo de gestión en función de los conocimientos que poseemos del cliente, existe desde los inicios de la cultura. Lo que sí que es nuevo son los softwares y aplicaciones que nos ayudan en este proceso.

CRM para gestionar al artista

El mundo de la cultura es complejo. Los artistas en España hasta que no logran una posición relevante casi pasan desapercibidos por medios generales y es difícil que entren a formar parte de carteles de grandes eventos musicales o culturales.

Las promotoras, management o asociaciones luchan por mantener en la cresta de la ola a sus clientes, los artistas. Pero para gestionar sus necesidades, así como para captar nuevos clientes, un CRM puede ser de vital importancia. Y, al igual que pasa con las empresas, no vale cualquiera, debe estar adaptado a sus necesidades y objetivos, teniendo en cuenta la inversión que se desea realizar en esta etapa.

Un CRM puede ayudar a gestionar cada artista por separado, de forma individualizada y personalizada. Desde registrar todas las comunicaciones y documentación, hasta programar y evaluar las estrategias de marketing, así como el éxito de las mismas. Supongamos por ejemplo una actuación de un humorista en el teatro local.

Disponer de toda la documentación y contrato con el teatro, la gestión de cartelería y entradas, acciones de marketing digitales como sorteo de entradas y asistencia a radios y televisión para promocionar la actuación. La información del artista se intercala con los contactos de los medios y su forma de trabajar, que tenemos registrada; así como con los protocolos en cada recinto o teatro donde se lleva a cabo la actuación.

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Público objetivo localizado a través de CRM

Por otro lado, un CRM nos permitirá gestionar los seguidores de cada artista si fuera necesario, llegar de forma correcta al público objetivo y realizar acciones de marketing concretas, tanto a través de redes sociales como email marketing.  

Además,  el CRM favorece la gestión de una sala. La capacidad de llegar al público objetivo y correctamente segmentado, a través de newsletter para informar a los seguidores y medios de la zona de cada evento y no quedarse cruzados de brazos esperando que la sala se llene.

Las salas puede optimizar su gestión tanto de clientes como de proveedores. Analizar con cautela sus recursos disponibles y necesarios para cada actuación. Desde la gestión de catering del artista, las necesidades de camerino o la lista de invitados y prensa. Cada actuación es diferente y cada artista también, por eso es importante disponer de un CRM con capacidad para gestionar a los artistas y al público, ya que ambos son clientes de la sala o promotor y quieren vivir una experiencia única

Información, conocimiento y acción

Una de las entidades culturales que ya han dado el salto hacia la cultura CRM han sido los grandes museos nacionales, como el Museo del Prado o el Museo Thyssen-Bornemisza. Porque se han dado cuenta que disfrutar de estas soluciones tecnológicas de la era de la información es una gran baza para optimizar la gestión con sus visitantes y clientes.

El software CRM permite encontrar concordancias entre las propuestas que lanzan los museos y los comportamientos de lo públicos. Conociendo estos gustos y preferencias de los usuarios, crean estrategias y proponer actividades relacionadas con los mismos.

Y es aquí, donde los programas de fidelización entran en juego, planificando acciones de marketing digital con el objetivo de conseguir leads. Como, por ejemplo, la moda en los museos de crear “clubes de amigos”. Que han realizado el Museo del Prado o el Museo Thyssen-Bornemisza y tienen desarrolladas estrategias Member-Get-Member, consiguiendo nuevos leads a través de los que ya lo son. Con lo que el museo amplía sus bases de datos y el visitante obtiene ventajas por formar parte de estos clubes, como descuentos, accesos preferentes, obsequios, etc. En resumen, podemos decir que de lo que se trata es de cuidar al cliente teniéndole en cuenta y regalándole pequeños detalles que les hagan sentir especiales, creando relaciones a largo plazo.

Ambos museos no solo generan nuevos visitantes (leads) y obtienen información que almacenan en sus bases de datos, alimentando su CRM, sino que persiguen una fidelización.

 

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